Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử đơn giản và nhanh chóng

Ngày nay, hóa đơn điện tử ngày càng được sử dụng rộng rãi và dần thay thế cho hóa đơn giấy. Trong một số trường hợp cần thiết, bạn có thể tra cứu hóa đơn một cách dễ dàng.

Hôm nay, Nhà In Online sẽ hướng dẫn bạn cách in hóa đơn điện tử và tra cứu thông tin hóa đơn nhanh chóng. Bạn có thể theo dõi và dễ dàng thực hiện theo hướng dẫn dưới đây.

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử ngày càng được sử dụng rộng rãi bởi nhiều ưu điểm nổi bật:

• Tiết kiệm chi phí vận chuyển, bảo quản hóa đơn.
• Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử. Nhờ đó, đảm bảo độ an toàn.
• Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu các thủ tục hành chính.
• Không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
• Tiện ích cao, đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng.

Không giống với hóa đơn giấy, bạn phải tốn công in ấn và chuyển phát. Hóa đơn điện tử cho phép doanh nghiệp phát hành hóa đơn và gửi đến email khách hàng. Khách hàng cũng có thể dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn điện tử tại nhà.

Khi nhận được email, bạn có thể tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử theo 3 cách. Cụ thể như sau:

Tra cứu hóa đơn điện tử theo link tra cứu trên email

Hóa đơn điện tử sẽ được bên cấp hóa đơn gửi trực tiếp đến địa chỉ email của bạn. Khi nhận được email này bạn tiến hành tra cứu hóa đơn như sau:

• Bước 1: Bạn mở email thông báo hóa đơn điện tử.
• Bước 2: Nhấn vào nút Tra cứu hóa đơn để nhận thông tin hóa đơn.
• Bước 3: Tiến hành kiểm tra thông tin hóa đơn.

Tra cứu hóa đơn điện tử theo mã

Trong trường hợp không thể tra cứu hóa đơn theo link liên kết, bạn có thể tra cứu theo mã.

• Bước 1: Bạn mở email thông báo hóa đơn điện tử. Trên email gửi cho bạn sẽ kèm theo một link liên kết kèm một mã số. Bạn nhấn vào link liên kết này.
• Bước 2: Bạn copy mã số gửi kèm trong email.
• Bước 3: Trên giao diện tra cứu hóa đơn điện tử, bạn chọn mục "Theo mã tra cứu hóa đơn". Sau đó dùng mã số trong email để tra cứu hóa đơn.
• Bước 4: Bạn nhấn vào biểu tượng tra cứu. Chương trình sẽ hiển thị cho bạn thông tin hóa đơn.

Tra cứu hóa đơn điện tử theo file

Ngoài 2 cách bên trên, bạn có thể tra cứu hóa đơn theo file.

• Bước 1: Bạn mở email thông báo hóa đơn điện tử. Tiếp đến bạn nhấn vào link liên kết trên email.
• Bước 2: Bạn có thể tải file hóa đơn đính kèm (định dạng XML) về máy
• Bước 3: Trên giao diện tra cứu hóa đơn điện tử, bạn chọn mục "Từ file".
• Bước 4: Nhấn "Chọn file" và tìm đường dẫn đến file XML vừa tải về.
• Bước 5: Bạn nhấn vào biểu tượng tra cứu. Chương trình sẽ hiển thị cho bạn thông tin hóa đơn.

Tùy theo các đơn vị cung cấp hóa đơn khác nhau mà cách tra cứu có thể có đôi chút khác biệt. Tuy nhiên, bạn sẽ được hướng dẫn cụ thể trong email. Bạn làm theo hướng dẫn để có thể truy cập hóa đơn dễ dàng.

Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử đơn giản tại nhà

Thực hiện theo 1 trong 3 cách trên sẽ giúp bạn tra cứu hóa đơn điện tử dễ dàng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp chúng ta cần chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như:

• Chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo yêu cầu của khách hàng.
• Chứng minh nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm nhằm phục vụ cho việc phân phối, bán hàng.
• Hóa đơn giấy giúp quá trình lưu thông hàng hóa thuận lợi hơn. Điều này giúp việc kiểm tra giám sát của cơ quan chức năng được thuận tiện hơn.
• Chuyển đổi thành hóa đơn giấy còn hỗ trợ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán
• Phục vụ công tác điều tra trong các vụ án

Nhà In Online sẽ hướng dẫn bạn cách in hóa đơn điện tử đơn giản và nhanh chóng với 3 bước sau đây:

• Bước 1: Bạn tra cứu thông tin hóa đơn và lựa chọn hóa đơn mà mình muốn in.
• Bước 2: Bạn nhấp vào hóa đơn muốn in và nhấp vào biểu tượng máy in để thực hiện lệnh in.
• Bước 3: Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ kết nối với máy in. Bạn xác nhận lệnh in để tiến hành việc in ấn.

Đây là cách in hóa đơn điện tử vô cùng đơn giản. Bạn có thể dễ dàng kiểm tra thông tin hoặc sử dụng cho việc kiểm tra, kiểm soát hóa đơn của doanh nghiệp.

Lưu ý khi sử dụng bản in hóa đơn điện tử

Cách in hóa đơn điện tử không khó. Tuy nhiên, bạn cần thực hiện đúng theo quy định của Pháp luật để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và duy nhất. Khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy bạn cần lưu ý một số vấn đề sau đây:

Trường hợp cần chuyển sang hóa đơn giấy

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC:

"Người bán hàng hóa được chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Theo đó, hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này."

Hóa đơn chuyển đổi cần đáp ứng các yêu cầu sau:

• Hóa đơn điện tử khi in ra giấy cần phải phản ánh đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử gốc. Vì chỉ khi đó nó mới có giá trị pháp lý.
• Bản in hóa đơn điện tử phải có dòng chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”.Đồng thời bản in cũng cần có chữ ký, họ tên của người thực hiện việc chuyển đổi và thời gian chuyển đổi.
• Khi in hóa đơn điện tử, người có trách nhiệm pháp lý bên bán phải ký họ tên, đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn.

Nhận biết hóa đơn chuyển đổi

Hóa đơn chuyển đổi có dòng chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”, thời gian chuyển đổi cùng họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi.

Khi gặp tình huống cần chuyển đổi hóa đơn, bạn có thể thực hiện cách in hóa đơn điện tử đơn giản như trên. Hy vọng bài viết này sẽ mang đến bạn những thông tin hữu ích về tra cứu và in hóa đơn điện tử.

Bên cạnh việc sử dụng hóa đơn điện tử thì hóa đơn giấy vẫn được ưa chuộng. Đặc biệt là đối với mặt hàng bán lẻ có giá trị nhỏ, hóa đơn giấy giúp quá trình mua bán diễn ra nhanh chóng hơn. Người mua dễ dàng nắm được thông tin giao dịch mà không cần tốn công in hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, khi sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp cần đảm bảo khi lập hóa đơn có đầy đủ nội dung bắt buộc theo quy định của pháp luật.

Nếu có nhu cầu in hóa đơn giấy, bạn nên liên hệ những đơn vị in ấn uy tín như Nhà In Online. Với kỹ thuật in ấn hiện đại cùng công nghệ in tiên tiến, Nhà In Online đáp ứng mọi nhu cầu in ấn của bạn.